Evidence dokumentů o žákovi – praktické tipy pro asistenta pedagoga I.

Obr. 1 - Šanon pro evidenci podkladů pro žáky. Zdroj: APIV B

Proč by měl asistent pedagoga vést evidenci dokumentů?

Evidence dokumentů, kterou spravuje asistent pedagoga na 1. nebo 2. stupni základní školy, představuje sdílený materiál, který je ve škole k dispozici dalším pedagogickým pracovníkům. Díky přehledným a krátkým poznámkám ode všech všem se každý pedagog jednoduše a rychle seznámí s podstatnými informacemi o žákovi a v návaznosti na ně s ním dále pracuje.

Vedení evidence přináší následující výhody: 

• Propojení podstatných informací o žákovi, a to od více pedagogů, na jednom místě.

• Transparentnost – informace jsou veřejné a zapsané v aktuálním čase, snižuje se riziko zkreslení informací.

• Objektivnost – více zapojených pedagogů přináší širší kontext a více úhlů pohledu na žáka i na konkrétní situace.

• Průběžné sledování pokroků žáka.

• Prevence možných problémů – informace jsou zapsané v aktuálním čase a dostupné okamžitě všem pedagogům, prodleva mezi vznikem problému a jeho řešením je minimální.

• Možnost sdílení a konzultace řešení problémů žáka s ostatními pedagogickými pracovníky předchází pocitu nejistoty a osamělosti asistenta pedagoga.

• Koncentrace na pozitivní skutečnosti, cíle a pokroky zvyšuje motivaci asistenta – zejména když je práce s žákem pro něj v daný čas psychicky náročná a vypadá bezvýchodně, v průběhu zápisů si připomene, co už zvládli, a přehledně vidí pokrok.

• Snadné předávání informací o žákovi – při předávání žáka jinému asistentovi (z důvodu nemoci, ukončení pracovního poměru apod.) nebo při třídní schůzce.

Čeho asistent pedagoga vedením evidence dosáhne?

Prevence 

• Prevence nedorozumění a „komunikačních šumů“ v komunikaci s žákem, rodiči, asistenty pedagoga, učiteli a dalšími pedagogickými pracovníky ve škole.

• Předcházení situacím, které mohou nastat v důsledku akumulace neřešených problémů u žáka.

• Včasné informování zákonných zástupců a všech pedagogických pracovníků, kteří pracují se žákem, o možných obtížích.

Motivace a týmová spolupráce 

• Průběžné sledování a vyhodnocování pokroků žáka působí motivačně na samotného žáka i na pedagogické pracovníky.

• Posílení týmové spolupráce a podpory ohledně žáka se speciálními vzdělávacími potřebami.

Pro kolik žáků a kdy může asistent pedagoga evidenci vést?

• Evidenci může asistent pedagoga vést o jednotlivých žácích nebo o skupině žáků.

• Vedení evidence je vhodné pro 1. i 2. stupeň základní školy.

• Zápis je podle potřeby libovolně dlouhý, může být vytvořen během vyučování i po něm. Záleží na vytíženosti a preferencích asistenta pedagoga.

Jakou formu může asistent pedagoga zvolit?

V papírové podobě se může jednat o desky nebo šanon, další vhodnou formu představuje sdílený dokument v elektronickém úložišti.

• Sdílený dokument v elektronické podobě

• Záznamový blok, deník, sešit apod.

• Desky/šanon (viz obr. 1 a obr. 2)

• Informační formulář (více o něm v článku Efektivní komunikace asistenta pedagoga s žákem se speciálními vzdělávacími potřebami)

Obr. 2. Šanon pro evidenci podkladů o žákovi. Štítky s názvy jednotlivých předmětů. Zdroj: APIV-B

Rady a tipy pro asistenta pedagoga

• Aktivitu by mělo nejprve podpořit vedení školy. Mělo by asistenta odpovědností za danou agendu pověřit a upřesnit pravidla. Metodicky může asistenta pedagoga vést školní koordinátor inkluze, výchovný poradce anebo zástupce ředitele.

• Následně je vhodná diskuse s třídním učitelem, rodiči žáka a ostatními pedagogickými pracovníky, kteří se žákem pracují – asistent pedagoga má mj. příležitost vysvětlit, proč je evidence žákovi a pedagogickým pracovníkům prospěšná.

• Je nutné zabránit úniku citlivých dat z evidence. Je třeba připomenout všem pedagogickým pracovníkům povinnost mlčenlivosti a nevynášení informací mimo okruh pracovníků, kteří se přímo žákovi věnují.

• Bezpečné uložení evidence v papírové podobě má na starost asistent pedagoga.  V případě, že by nebyl přítomen, evidence zůstane zamčená ve třídě.

• Škola může s evidencí i nadále pracovat, například využít některé informace při přechodu žáka ze základní na střední školu, takový krok je nicméně možný jen se souhlasem zákonných zástupců. Ze strany školy se může jednat například o výpis anebo shrnutí informací z celé evidence nebo z některé části evidence, který škola zákonnému zástupci poskytne. Případně se může jednat i o některé dokumenty v evidenci. Zde hodně záleží na míře důvěrnosti dokumentů. Je možné poskytnout například fotokopii (anebo i originál) napsaného a opraveného diktátu žáka v 9. třídě, projektové práce a výkresy žáka apod. Alternativním řešením je skartace evidence po ukončení školní docházky žáka.

• Na postupu vkládání dokumentů a zaznamenávání informací do evidence se asistent pedagoga s ostatními pedagogy domluví. Případně může zápisy pořizovat výhradně on. Obsahem mají být krátká sdělení o žákovi s cílem zaznamenávání informací vedoucích k podpoře žáka při vzdělávání, ne jeho neúspěchů. Nejedná se o každodenní souhrn, ale o zaznamenání těch nejdůležitějších informací pro ostatní pedagogy. Zakládají se podstatné informace z vyučovacích hodin, z hodin pedagogické intervence (příprava na výuku) anebo z hodin speciálně pedagogické intervence (např. individuální práce se školním speciálním pedagogem, logopedem), dále z doučování apod.

• Při individuální práci poradenského nebo jiného pedagoga se žákem musí být předem stanoveno, o jakých typech sdělení bude asistenta pedagoga informovat a jaká sdělení bude následně asistent evidovat.

• Zákonní zástupci žáka by měli být o evidenci informováni a měli by mít možnost do evidence kdykoliv nahlédnout – například při tzv. „triádách“ – pravidelných individuálních třídních schůzkách s pedagogem a asistentem pedagoga.

Čím si asistent pedagoga zajistí úspěch?

• Stručnost – je potřeba pro ostatní vybírat jen podstatné informace, nepořizovat záznamy za každou cenu.

• Týmová spolupráce – ideální je, když jsou všichni pedagogové ochotní předávat ostatním informace a podílet se na řešení aktuálně vzniklých potíží u žáka.

• Je důležité pracovat s evidencí přiměřeně dané situaci – zvážit její prospěšnost a vyhnout se tak zbytečné práci navíc.

Jaká jsou rizika evidence pro asistenta pedagoga?

• Osobní údaje a důvěrné informace – evidence nesmí obsahovat důvěrné informace, které rodiče na začátku určí jako nevhodné ke sdílení (může se jednat například o některé informace o rodinném zázemí apod.). Je potřeba ale nicméně doplnit, že dle § 22 školského zákona (v platném znění) zákonní zástupci dětí a nezletilých žáků jsou povinni informovat školu a školské zařízení o změně zdravotní způsobilosti, zdravotních obtížích nebo jiných závažných skutečnostech, které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání. Dále je potřeba vzít v potaz i Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (angl. General Data Protection Regulation neboli GDPR). Evidence slouží výhradně ke spolupráci asistenta pedagoga s ostatními pedagogy, neslouží k nahlédnutí žákovi.

• Přisuzování jiných rolí – evidence neslouží jako náhrada konzultačních hodin pedagogů ani neřeší závažné problémy, které spadají do kompetencí poradenských nebo jiných pracovníků školy.

• Bezpečnost informací – dokument musí zůstat uzamčený, pokud není asistent pedagoga přítomen. Je nutné zabránit úniku citlivých informací.